CASE: Sådan fik Björn Axén styr på sine leverandørfakturaer

”Vi sparer helt klart mere, end hvad det koster”

Johan Asperyd, økonomichef hos Björn Axén

 

Før efteråret 2012 håndterede Björn Axén sine fakturaer på traditionel vis. Økonomiafdelingen modtog papirfakturaer, som blev sendt ud i organisationen til kontering og attest. Andre gange endte fakturaerne direkte hos attesterende chefer, som skulle sende dem til økonomiafdelingen. Proceduren blev yderligere kompliceret af, at Björn Axén driver virksomhed i fire selskaber og på fem fysiske adresser.

 

– Det bliver hurtigt rodet og besværligt at holde styr på, hvor fakturaerne er, siger økonomichef Johan Asperyd

 

– En faktura kan let blive efterladt på et skrivebord, og i værste fald får man først kendskab til dens eksistens i forbindelse med en påmindelse fra leverandøren.

 

Johan gentager flere gange, hvordan manuel håndtering af fakturaer let skaber en vis usikkerhed i fakturahåndteringen, hvilket påvirker kvaliteten af bogføringen, den overordnede økonomiske kontrol samt risikoen for at forværre forholdet til leverandørerne.

 

Johan tog initiativ til at indføre Centsoft Invoice. En grund hertil var at reducere arbejdsbelastningen og fjerne dobbeltarbejde. Virksomheden havde vokset meget, og ifølge Johan skulle de have ansat flere i økonomiafdelingen, hvis de ikke havde indført Centsofts løsning.

 

 Mindre tid og færre fejl

 

En yderst positiv effekt af indførelsen af Centsoft Invoice er ifølge Johan den enorme indvirkning på arbejdsbelastningen.

 

– Vi sparer rigtig mange timer. Vi har ikke regnet på hvor meget, men vi sparer definitivt mere, end hvad det koster, siger han.

 

Han nævner også fordele som f.eks. en betydelig forbedret kontrol af arbejdsgangen, at præcisionen i bogføringen er øget, og at antallet af fejl er faldet markant. Der laves færre fejlsøgninger, hvilket sparer meget tid, og hvis der trods alt foretages en fejl, er det nemt at opdage hvor og hvorfor.

 

Derudover er det hurtigere at attestere. Påmindelser til attestanterne udsendes automatisk, og det administrative personale får et overblik over alle fakturaer, hvor de er, og hvilken status de har.

 

– Muligvis stiller det højere krav til cheferne, som skal kontere, siger Johan og forklarer, at: tidligere kunne de lade dem ligge og sige ”det der overlader jeg til økonomiafdelingen”.

 

Kedeligt at håndtere fakturaer…

 

Det, som Johans medarbejdere mest værdsætter, er overblikket over fakturaerne, og at arbejdet er blevet nemmere. Nu kan de være mere produktive og lave opgaver, som de er kvalificerede til.

 

– I og med at man ikke længere behøver og sidde og slå i en kontoplan sammen med kontering, så er arbejdet blevet sjovere, siger Johan

 

Selv synes Johan, at bogføringsprocessen er blevet mere enkel:

Han kan hurtigt gå ind i Centsoft og gennemgå forskellige bilag i stedet for at lede i ringbind. Det gør også arbejdet lettere ved møder, hvis han f.eks. sidder med marketingschefen, som undrer sig om noget vedrørende marketingbudgettet.

 

 Nemt at indføre

 

Björn Axén har, siden de begyndte at anvende Centsoft i 2012, skiftet virksomhedssystem og dermed været med til at integrere Centsoft i to forskellige systemer. Johan synes, at det i begge tilfælde gik overraskende nemt.

 

Johan oplevede også, at medarbejderne udelukkende var positive over for ændringen og siger, at ”man lærer systemet med det samme – selv nyansatte lærer det med det samme. Der er ingen tærskel”.

 

 

Hvorfor Centsoft?

 

Det var Björn Axéns leverandør af kopimaskiner og printere, der anbefalede Johan at udforske Centsoft. Han ville ikke have et kompliceret kæmpesystem og ville undgå en overinvestering.

 

Johan mener, at Centsoft Invoice er en systemløsning, som passer til de fleste virksomheder. Han er også tilfreds med den hurtige support og værdsætter, at softwaren hele tiden udvikles.

 

– Man kan mærke, at de brænder for det, de laver, siger han.

 

Johan er ikke bekymret for driftsstop eller forstyrrelser og mener ikke, at han bekymrer sig “mere, end hvis det var en anden tjeneste, som f.eks. internetbanker”.

 

For at sammenfatte lykkedes det Johan med hjælp fra Centsoft Invoice at reducere arbejdsbelastningen i økonomiafdelingen. Johan selv oplever, at han har fået mere kontrol, og at det har været tilfredsstillende at kunne skabe et sjovere arbejde for medarbejderne.

 

 Vil du have indblik i, hvordan Centsoft Invoice ser ud og fungerer? Reservér en gratis demo med én af vores systemeksperter ved at udfylde nedenstående formular.